27.06.2012
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Контрольно-счетной палаты
Хабаровского края
от 02.04.2012 № 24-р
в редакции распоряжения
от 13.10.2014 № 26-р
ПОЛОЖЕНИЕ
о рассмотрении обращений граждан в Контрольно-счетной палате
Хабаровского края
1. Общие положения
1.1. Положение о рассмотрении обращений граждан в Контрольно-счетной палате Хабаровского края (далее - Положение) определяет порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан (граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом) и организаций (далее – обращения), последовательность действий при рассмотрении обращений и порядок контроля за их исполнением в Контрольно-счетной палате Хабаровского края (далее - КСП).
1.2. Сведения о местонахождении КСП (полный почтовый адрес, номера контактных телефонов), требования к обращению, направляемому по электронной почте (приложение 1), размещаются на официальном сайте КСП в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сайт КСП).
1.3. Рассмотрение обращений включает рассмотрение письменных и устных обращений, в том числе поступивших в ходе личного приема граждан и на сайт КСП.
1.4. В работе с обращениями и при проведении личного приема граждан должна соблюдаться высокая культура общения с гражданами, уважительное отношение к их обращениям.
1.5. При ответах на телефонные звонки необходимо подробно и в вежливой (корректной) форме информировать обратившихся граждан по интересующим их вопросам.
1.6. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан включает в себя ведение журнала регистрации письменных обращений (Приложение 2), журнала регистрации личного приема граждан (Приложение 3), карточки учета личного приема граждан (приложение 4), формирование дела «Обращения граждан» в номенклатуре дел КСП. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на референта финансово-хозяйственного отдела аппарат КСП.
2. Прием и первичная обработка обращений
2.1. При приеме и первичной обработке обращений производится их проверка на соответствие требованиям статьи 7 Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – закон № 59-ФЗ), а также проверка целостности их упаковки, наличия указанных в обращении приложений. К обращению гражданина прикладывается конверт.
2.2. Ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются в почтовое отделение связи.
2.3. Прием обращений непосредственно от граждан производится референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
По просьбе обратившегося выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для справок.
3. Регистрация обращений
3.2. Все поступившие обращения, в том числе направленные в форме электронного документа и телеграммы регистрируются референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП в отдельном журнале регистрации письменных обращений (приложение 2) в срок, определенный частью 2 статьи 8 закона № 59-ФЗ.
3.2. Регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения.
3.3. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Такое обращение хранится в сформированном деле.
3.4. Обращения, поступившие в КСП в форме электронного документа, переносятся на бумажный носитель, регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном законом № 59-ФЗ.
3.5. При регистрации:
обращению присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то оно считается коллективным. В данном случае регистрируется гражданин, в адрес которого будет направлен ответ. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации;
отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, сообщение с сайта КСП, доставлено лично);
отмечается льготный статус гражданина (кроме коллективных);
если обращение направлено из государственных органов, то указывается автор сопроводительного письма, проставляются дата регистрации документа и его исходящий номер;
обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек срок рассмотрения, установленный законом № 59-ФЗ или гражданин не удовлетворен полученным ответом.
3.6. Поступившие обращения передаются председателю (в отсутствие председателя – заместителю председателя) КСП для назначения должностного лица КСП или работника КСП, ответственного за исполнение обращения (далее – ответственный исполнитель), к сфере деятельности которого относятся вопросы данного обращения.
4. Рассмотрение обращений
4.1. Все обращения, поступившие в КСП, рассматриваются председателем (в случае его отсутствия – заместителем председателя) КСП и направляются на исполнение согласно его резолюции, за исключением обращений, указанных в частях 1, 3 и 4 статьи 11 закона № 59-ФЗ.
4.2. Обращения в соответствии с резолюцией председателя (в случае его отсутствия – заместителем председателя) КСП передаются на исполнение под роспись ответственному исполнителю.
4.3. Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости – с участием заявителя, направившего обращение, готовит проекты запросов на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органы государственной власти, органы местного самоуправления и представляет председателю (в отсутствие председателя – заместителю председателя) КСП проект ответа на обращение.
(В редакции приказа Контрольно-счетной палаты Хабаровского края от 13.10.2014 № 26-р.)
4.4. Обращения рассматриваются в сроки, установленные законом № 59-ФЗ.
4.5. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с одновременным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения и характере принимаемых мер.
Продление срока рассмотрения обращения осуществляется председателем (в отсутствие председателя – заместителем председателя) КСП по предложению ответственного исполнителя.
Предложение ответственного исполнителя оформляется в форме служебной записки не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока, с изложением информации о проделанной работе, причинах продления срока и срок, в который обращение будет разрешено.
4.6. Обращения, содержащие вопросы в сфере контроля государственных доходов и расходов, могут быть рассмотрены на заседаниях Коллегии КСП по предложению ответственного исполнителя, в порядке, установленном Регламентом КСП.
4.7. В случае если решение вопроса, поставленного в обращении, не входит в компетенцию КСП, то в соответствии с частями 3 и 4 статьи 8 закона № 59-ФЗ обращение направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленного в обращении вопроса, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.
4.8. Обращение, направленное одним и тем же гражданином по одному и тому же вопросу (или содержащее дополнения к предыдущему обращению), поступившее до истечения срока рассмотрения первого поступившего обращения, подлежит приобщению к делу по рассматриваемому первому обращению. При регистрации ему присваивается номер первого обращения с указанием даты поступления.
4.9. На обращения, не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, обращения, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.
4.10. В случае если в обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то в соответствии с частью 5 статьи 11 закона № 59-ФЗ переписка с гражданином по данному вопросу может быть прекращена решением председателя (в отсутствие председателя – заместителем председателя) КСП на основании служебной записки ответственного исполнителя с уведомлением заявителя».
(В редакции приказа Контрольно-счетной палаты Хабаровского края от 13.10.2014 № 26-р.)
4.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в соответствии с частью 2 статьи 11 закона № 59-ФЗ возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.12. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым должностным лицам, в чью компетенцию входит решение поставленных в обращениях вопросов, а также ответы гражданам составляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в КСП.
4.13. С момента регистрации обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
4.14. Результатом рассмотрения письменного обращения является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов либо направление обращения для рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
5. Организация личного приема граждан
5.1. Личный прием граждан, представителей организаций (далее – личный прием) председателем КСП, заместителем председателя КСП проводится в соответствии со статьей 13 закона № 59-ФЗ и утвержденным председателем КСП графиком личного приема. С графиком личного приема граждане могут ознакомиться в приемной КСП, на сайте КСП.
(В редакции приказа Контрольно-счетной палаты Хабаровского края от 13.10.2014 № 26-р.)
График личного приема сообщается по телефону референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
Информация о порядке личного приема (график личного приема, место приема, контактный телефон/факс) размещается на сайте КСП консультантом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
5.2. Личный прием осуществляется на основании обращений, поступивших в письменной форме или в форме устного личного обращения по предварительной записи.
5.3. Запись на личный прием и организацию личного приема граждан должностными лицами, указанными в пункте 5.1 настоящего Положения, осуществляет референт финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП. Данные вносятся в журнал регистрации личного приема граждан (Приложение 3).
Запись на прием производится в целях подготовки должностных лиц к даче мотивированного ответа гражданину, обеспечения организации пропуска гражданина в служебные помещения КСП.
При повторных обращениях гражданина референт финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП осуществляет подборку всех имеющихся материалов по предыдущим его обращениям.
5.4. Информация о произведенной записи на личный прием доводится референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП до должностных лиц, указанных в пункте 5.1. настоящего Положения.
5.5. В случае невозможности проведения личного прием граждан в установленные дни и часы, дата и время проведения личного приема граждан могут быть перенесены должностными лицами, указанными в пункт 5.1 настоящего Положения. Граждане, записанные на прием, оповещаются о переносе даты и времени референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП
5.6. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заполняется карточка личного приема гражданина, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес места жительства гражданина, суть обращения, принятое решение по обращению гражданина (провести проверку, дать письменный ответ по существу поставленных вопросов).
5.7. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
5.8. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию КСП, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.9. Карточка по результатам приема подписывается лицом, осуществляющим прием, и обратившимся гражданином и передается референту финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП. Образец карточки личного приема гражданина прилагается (приложение 4).
5.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
5.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
5.12. Результатом рассмотрения обращения, полученного в ходе проведения личного приема граждан, является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов, либо разъяснение, куда и в каком порядке следует обратиться.
6. Требования к оформлению ответа на обращения
6.1. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы.
6.2. Ответ на обращение подписывается председателем (в его отсутствие – заместителем председателя) КСП.
6.3. Ответ на обращение, поступившее в КСП в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.4. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из лиц, подписавших такое заявление
6.5. Ответственность за полноту и своевременность ответов на обращения несет ответственный исполнитель.
6.6. При необходимости ответственный исполнитель составляет заключение в свободной форме о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
6.7. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения, все материалы, относящиеся к его рассмотрению, копия ответа гражданину передаются референту финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
6.8. Регистрация ответов гражданам о результатах рассмотрения обращений осуществляется референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
6.9. Материалы обращений (в том числе поступившие во время личного приема), карточки учета личного приема формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству в КСП. За хранение дел отвечает референт финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
6.10. При уходе в отпуск, выходе на объект контрольного мероприятия ответственный исполнитель обязан передать все имеющиеся у него обращения референту финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
(В редакции приказа Контрольно-счетной палаты Хабаровского края от 13.10.2014 № 26-р.)
6.11. В случае необходимости материалы дела могут выдаваться для служебного пользования.
Документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело подшивается расписка, в которой указывается какой документ, когда и кем изъят. Контроль за возвращением документа в дело возлагается на референта финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП.
7. Учет и контроль рассмотрения обращений
7.1. Учет обращений, поступивших в адрес КСП, ведется референтом финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП в Журнале регистрации письменных обращений и карточках личного приема гражданина.
7.2. Референт финансово-хозяйственного отдела аппарата КСП осуществляет контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений.
7.3. Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения обращения и содержание ответа несет ответственный исполнитель.
7.4. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие исполнения. Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации ответа заявителю.
7.5. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются и ставятся на дополнительный контроль.
7.6. Снятие обращения с контроля оформляется в Журнале регистрации письменных обращений или карточке личного приема гражданина записью о результатах исполнения и датой.
8. Информационно-аналитическая работа с обращениями
8.1. Работа с обращениями подлежит обязательному анализу и обобщению поставленных в них вопросов.
8.2. Один раз в полугодие должностное лицо или работник КСП готовит статистический и аналитический обзор о количестве, характере обращений, поступивших в КСП, и результатах их рассмотрения. Обзор представляется председателю КСП, размещается на сайте КСП.
(В редакции приказа Контрольно-счетной палаты Хабаровского края от 13.10.2014 № 26-р.)
Приложение 1
к Положению
Контрольно-счетная палата Хабаровского края
Адреса и телефоны:
|
Адрес электронной почты: |
|
|
Адрес в сети Интернет: |
http://www.ksp27.ru |
|
Адрес почтовый: |
680002, г. Хабаровск, ул. Фрунзе, 72 |
|
Телефон |
(4212) 47 98 02 |
|
Факс |
(4212) 47 98 16 |
Требования к письменному обращению граждан
Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать:
наименование государственного органа края – Контрольно-счетная палата Хабаровского края;
фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;
изложение сути обращения;
личную подпись гражданина.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копии).
Обращение, направленное в форме электронного документа, должно содержать:
наименование государственного органа края – Контрольно-счетная палата Хабаровского края;
фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;
изложение сути обращения.
Приложение 2
к Положению
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
|
№ № п/п |
Регистрационный номер, дата регистрации, тип доставки (письмо, телеграмма, с сайта КСП) |
Фамилия, имя, отчество, адрес заявителя, льготный статус |
Вид обращения (заявление, предложение, жалоба) и его краткое содержание |
Часто-та обра-щения |
Фамилия, имя, отчество ответствен-ного исполнителя, подпись ответствен-ного исполнителя |
Автор сопроводи- тельного письма, номер, дата сопроводи- тельного письма |
Отметка об испол-нении |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
к Положению
КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАНИНА
20 г.
ФИО гражданина:
Место работы, должность:
Адрес гражданина:
Социальное положение: Частота обращения:
Содержание обращения:
Резолюция
ФИО ведущего прием:
Подпись ведущего прием
Подпись заявителя
Приложение 4
к Положению
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
|
№ п\п |
Дата приема, время приема |
Фамилия, имя, отчество, адрес, телефон гражданина |
Краткое содержание обращения |
Результат рассмотрения |
ФИО и подпись лица, проводившего прием |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|